İSTANBUL HALI İHRACATÇILARI BİRLİĞİ
HALKLA İLİŞKİLER (PR) VE MEDYA İLİŞKİLERİ HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ
GENEL
İHİB’in kurumsal iletişim, halkla ilişkiler, medya ilişkileri, lider iletişimi, etkinlik iletişimi ve medya görünürlüğü çalışmalarının yürütülmesi için teklifler alınacaktır.
İDARE: İstanbul Halı İhracatçıları Birliği kısaca BİRLİK olarak anılacaktır ve İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği “İTKİB” olarak anılacaktır.
İSTEKLİ: Teklif Sahibi Firma.
İŞİN KAPSAMI:
- Sözleşmenin başlamasını takip eden ilk 10 iş günü içinde İHİB’in iş hedefleri, sektör öncelikleri, hedef kitleleri, sözcüleri, ana mesajları ve medya kanallarını içeren yıllık PR ve medya ilişkileri stratejisinin hazırlanması.
- Her ay için faaliyet, gündem, mesaj, hedef medya, sorumlu ve zamanlamayı içeren aylık PR çalışma planının bir önceki ayın en geç 20’nci günü İHİB’e sunulması. İlk hizmet ayı planı sözleşmeden sonraki 3 iş günü içinde sunulur.
- İHİB’in ticaret heyeti, fuar, Halı Tasarım Yarışması, panel, B2B organizasyonu ve benzeri öncelikli faaliyetleri için etkinlik veya proje bazlı medya iletişim planı hazırlanacaktır. Plan; iletişim amacı, hedef medya, hedef kitle, ana mesajlar, sözcü, kullanılacak basın materyalleri, zamanlama, dağıtım ve yayın takip adımlarını içerecek ve ilgili faaliyetten en az 5 iş günü önce İHİB’in onayına sunulacaktır.
- Ekonomi, ihracat, tasarım, kültür-sanat, yaşam, sektörel ve yerel medya başta olmak üzere güncel basın ve yayıncı veri tabanının oluşturulması ve aylık olarak güncellenmesi.
- Ekonomi, ihracat, tasarım, kültür-sanat, sürdürülebilirlik ve halı sektörüne ilişkin medya gündeminin iş günlerinde takip edilmesi; İHİB’in görüş bildirebileceği, sözcü konumlandırabileceği veya içerik sağlayabileceği uygun gündem ve medya fırsatlarının, önerilen yaklaşım ve hedef medya bilgisiyle birlikte İHİB’e iletilmesi.
- İHİB faaliyetleri, ticaret heyetleri, fuarlar, Halı Tasarım Yarışması, paneller, B2B organizasyonları ve sektör gündemi için sözleşme süresince en az 12 adet basın bülteni veya medya bilgilendirme metninin hazırlanması.
- Basın bülteni ilk taslağının, İHİB tarafından eksiksiz bilgi sağlanmasını takip eden en geç 3 iş günü içinde sunulması; her metin için 2 revizyon turunun hizmet bedeline dâhil olması.
- İHİB tarafından onaylanan basın bültenlerinin hedef medya listesine dağıtılması, ilgili basın mensuplarıyla yayın takibinin yapılması ve sonuçların raporlanması.
- Sözleşme süresince en az 6 adet özel röportaj veya editör görüşmesi fırsatının geliştirilmesi ve İHİB onayıyla koordinasyonunun yapılması.
- İHİB’in talebi halinde, sözleşme süresince en fazla 2 adet basın toplantısı veya medya buluşması için medya listesi, davet metni, davet ve LCV takibi, basın dosyası, basın karşılama, röportaj koordinasyonu ve katılım raporu hazırlanacaktır. Basın dosyası; basın bülteni, kurum ve proje bilgi notu, sözcü öz geçmişi, konuşma notu, İHİB tarafından sağlanan yüksek çözünürlüklü fotoğraflar, logo ve gerekli kurumsal materyalleri içerecektir. Etkinlik sonrasında onaylı basın bülteni, konuşma özeti, İHİB tarafından sağlanan fotoğraflar ve ilgili materyaller, etkinliğe katılmayan hedef basın mensuplarına aynı gün veya takip eden ilk iş günü iletilecek; yayın takibi yapılarak sonuçlar raporlanacaktır. Mekân, ikram, teknik ekipman ve diğer üçüncü taraf giderleri hizmet bedeline dâhil değildir.
- İHİB Başkanı ve yetkili sözcüler için ihtiyaç doğrultusunda konuşma notu, soru-cevap dokümanı, röportaj bilgi notu ve ana mesaj seti hazırlanması; sözleşme süresince toplam 12 dokümana kadar hizmet sunulması.
- İHİB Başkanı ve İHİB tarafından belirlenen sözcüler için yıllık lider iletişimi ve medya görünürlük planının hazırlanması. Kesinleşen röportaj ve medya görüşmeleri öncesinde medya kuruluşu ve gazeteci profili, görüşme amacı, ana mesajlar, muhtemel sorular, hassas konular ve önerilen cevap yaklaşımını içeren sözcü hazırlık notunun sunulması.
- İHİB’i ve halı sektörünü ilgilendiren gündem, yanlış bilgi, şikâyet veya itibar riski durumlarında iletişim yaklaşımı ve cevap önerisi hazırlanması. Mesai saatleri içinde iletilen acil konularda ilk değerlendirmenin en geç 2 saat içinde sunulması.
- Her aya ilişkin medya görünürlüğü ve faaliyet raporunun takip eden ayın en geç 5’inci iş gününde sunulması. Raporda yayın listesi, bağlantılar/kupürler, yayın türü, ana mesajların yansıması, olumlu-nötr-olumsuz değerlendirme, öne çıkan sonuçlar ve sonraki aya ilişkin öneriler bulunması.
- Üçer aylık dönemlerde İHİB’in medya görünürlüğünü, ana mesajlarının yansımasını, öne çıkan itibar konularını, riskleri ve iletişim fırsatlarını değerlendiren kısa bir kurumsal itibar notunun hazırlanması ve önerilen aksiyonların İHİB’e sunulması.
- Ayda en az bir değerlendirme toplantısı gerçekleştirilmesi; toplantı sonrasında alınan kararlar ve takip edilecek aksiyonların yazılı olarak paylaşılması.
- İHİB etkinlikleri için etkinlik öncesi duyuru, etkinlik günü medya koordinasyonu ve etkinlik sonrası sonuç iletişiminin planlanması. Etkinlik organizasyonu ve lojistik hizmetlerinin bu kapsama dâhil olmaması.
- Sosyal medya hesap yönetimi, sosyal medya tasarımı, fotoğraf/video çekimi, Reels/video prodüksiyonu, reklam veya tanıtım yazısı (advertorial) satın alımı, etkinlik prodüksiyonu ve baskı hizmetlerinin bu şartnamenin kapsamı dışında olması.
TARAFLARIN YÜKÜMLÜLÜKLERİ:
- İSTEKLİ, İHİB ile düzenli koordinasyon içinde çalışacak ve görevlendirdiği hesap yöneticisini sözleşme başlangıcında yazılı olarak bildirecektir.
- İHİB, metinlerin hazırlanması için gerekli doğrulanmış bilgi, veri, isim, unvan, tarih, görsel ve kurumsal materyalleri İSTEKLİ’ye sağlayacaktır.
- İSTEKLİ, İHİB’in yazılı onayı olmadan basın bülteni, açıklama, röportaj yanıtı veya kurumsal görüş yayımlayamaz ve medyaya iletemez.
- İSTEKLİ, medya kuruluşları veya üçüncü kişiler nezdinde İHİB adına mali ya da hukuki taahhütte bulunamaz.
- İSTEKLİ, yanlış isim, unvan, tarih, veri, bağlantı veya yazım hatası bulunan dokümanları ek ücret talep etmeden düzeltecektir.
- İSTEKLİ, yazılı onay olmaksızın İHİB adına herhangi bir harcama yapmayacaktır. Advertorial, medya satın alımı, seyahat ve üçüncü taraf giderleri önceden yazılı onaya tabidir.
- İSTEKLİ, güncel medya listesini, onaylı metinleri, dağıtım kayıtlarını, yayın bağlantılarını/kupürleri ve aylık raporları İHİB’in belirleyeceği kalıcı dijital klasöre yükleyecektir.
- İSTEKLİ, alt yüklenici veya serbest çalışan kullanması halinde bunların hizmet kalitesi, gizlilik ve hak yükümlülüklerinden sorumlu olacaktır.
İSTEKLİ, İHİB’e ait metinleri, verileri, yayın sonuçlarını ve kurum adını İHİB’in yazılı izni olmaksızın portföy veya referans amacıyla kullanamaz.
ÇALIŞMA DÖNEMİ:
01.11.2026-01.11.2027
AMAÇ:
Bu şartnamenin amacı; İstanbul Halı İhracatçıları Birliği’nin kurumsal iletişim ve medya ilişkileri çalışmalarının planlı, ölçülebilir ve İHİB’in onay süreçlerine uygun biçimde yürütülmesi için alınacak hizmetlerin kapsamını ve teknik teslimatlarını belirlemektir.
TEKLİF İÇERİĞİ:
Teklifi veren şirket, aşağıdaki fiyat ve teknik bilgileri Türk Lirası olarak ve KDV hariç sunacaktır:
GENEL ŞARTLAR:
- Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
- Teklifler 15/10/2026 tarihinde en geç saat 16.00’a kadar idari@itkib.org.tr adresine e-posta yolu ileiletilmelidir.
- Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
- Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. (Zorunlu belgedir.)
- İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK’i bilgilendirecektir.
- Her sayfası firma imza yetkilisi tarafından imzalanan ve kaşelenen işbu teknik şartname ve ekleri,
- Teklif Formu (bkz. Ek-1)
- Güncel imza sirküleri. (Zorunlu belgedir)
- Referanslar.
Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.
İLGİLİ KİŞİ: +
Teknik Konular İçin:
Şafak ÖZÜLMEZ – safak.oz@itkib.org.tr – 0212 454 0335
Ahmet Serhat ÇELİKTEN – serhat.celikten@itkib.org.tr – 0212 454 0793
İdari ve Mali Konular İçin:
idari@itkib.org.tr
ÖDEME ŞARTLARI
İSTEKLİ, teklifine ilişkin tüm mali hususları ve ödeme şeklini teklifinde açıkça belirtecektir. Ödemeler İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın BİRLİK’e tebliği, BİRLİK tarafından onaylanması ve BİRLİK’in ödeme takvimine uygun olarak İSTEKLİ’nin banka hesabına yapılacaktır.
GİZLİLİK
İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dâhil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkânı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ’nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği’nin (İTKİB), İHİB veya üçüncü kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 200.000 TL tutarında cezai şartı BİRLİK’e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.
GENEL HÜKÜMLER:
1. İSTEKLİ’nin teklifinin kabulü halinde, BİRLİK ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır.
İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez.
2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda BİRLİK defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.
3. İSTEKLİ, teklifinde belirttiği adresi tebligat adresi olarak kabul eder. Adres değişikliğinin noter kanalıyla yazılı olarak bildirilmemesi halinde bu adrese yapılan tebligatlar geçerli sayılır.
4. Şartnameye konu teklifin BİRLİK tarafından kabulü üzerine imzalanacak sözleşmeden doğan damga vergisi, resim ve harçlar İSTEKLİ tarafından ödenecektir.
5. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.
6. Taraflar, işbu şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülükleri yerine getirecek; birbirlerinin bu kapsamdaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar, söz konusu verileri şartname konusu faaliyetler dışında hiçbir amaçla üçüncü kişilerle paylaşmayacak; kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek ve verileri korumak için gerekli teknik ve idari tedbirleri alacaktır.
7. BİRLİK, işbu şartname kapsamında sonuçlandırılan ihale sonucunda yapılacak sözleşmeyi herhangi bir süre vermeksizin ve önceden bildirimde bulunmaksızın, tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Sözleşmenin BİRLİK tarafından haklı sebeple feshedilmesi halinde Hizmet Veren, BİRLİK’in uğrayacağı tüm doğrudan ve dolaylı zararları tazmin etmekle birlikte ayrıca sözleşme bedelinin %50’si kadar cezai şart bedelini BİRLİK’e ödemekle yükümlüdür.
ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,
İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz. Şartname konusu işin gecikmesi halinde BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİ’nin şartname konusu işi süresinde bitirememesi veya gereği gibi teslim edememesi halinde İSTEKLİ kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen iş bedelinin %1’i oranında cezai şart BİRLİK’e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup etme hakkına sahiptir.
MÜCBİR SEBEP HALLERİ
Taraflardan herhangi biri, maruz kaldığı mücbir sebep nedeniyle yükümlülüklerinin tamamını veya bir kısmını yerine getiremezse diğer tarafa karşı sorumlu olmayacaktır. İşbu şartname kapsamında mücbir sebepler; tarafların çalışmalarını engelleyen ve ilgili resmî kuruluşlarca belgelendirilen yangın, sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ile ilan edilmiş savaş ve iç isyan hâlleridir. Mücbir sebebe maruz kalan taraf, durumu gecikmeksizin diğer tarafa bildirmek zorundadır. Taraflar alınacak tedbirleri birlikte belirleyecek ve uygulayacaktır. Mücbir sebeplerden kaynaklanan gecikmeler nedeniyle taraflar birbirlerinden zarar talep edemez.
TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:
Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.
a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,
b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,
c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,
d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİLER ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİLER,
f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar
İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ
Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİLER, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;
1. Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olanlar,
2. Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olanlar,
3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.
DEVİR VE TEMLİK
İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve bu iş karşılığında elde edeceği ödeme ve hakedişler ile işbu şartnameden kaynaklanan hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını BİRLİK’in yazılı onayı olmaksızın üçüncü kişiye devir ve temlik edemez. BİRLİK, işbu şartname konusu işten kaynaklanan hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik etme hakkına sahiptir.
TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ:
1. Teklifler, BİRLİK Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.
2. Değerlendirmede uygun fiyat ile İSTEKLİ’nin kurumsal iletişim ve medya ilişkileri deneyimi, önerdiği ekip, medya ağı, örnek çalışma kalitesi, raporlama yaklaşımı ve hizmet kapsamına uygunluğu göz önünde bulundurulacaktır.
3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİLERE yazılı olarak bildirilecektir.
İSTEKLİLER, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK’ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
İHALEDEN VAZGEÇME:
1. BİRLİK gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.
2. İSTEKLİLER, BİRLİK’in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde BİRLİK’ten herhangi bir ad altında tazminat veya başka bir talepte bulunamayacaklarını kabul ve taahhüt ederler.
UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ
İşbu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.
| İHİB PR ve Medya İlişkileri Hizmeti 01.11.2026-01.11.2027 | Aylık Teklif (Rakam ile KDV Hariç) | Aylık Teklif (Yazı ile KDV Hariç) |
